業務改善の事例まとめ｜中小企業の支援実績を業種・手法別に解説

2026-07-02 2026-07-02

小西貴大

業務改善の事例を探すと、大企業の華やかなDX事例や、高価なツールを導入した成功談ばかりが目につきます。しかし、従業員5〜100名規模の中小企業が本当に知りたいのは、「うちのような会社が、お金をかけずに、慣れたやり方のまま、どこまで業務を改善できるのか」という一点ではないでしょうか。

このページでは、私がこれまで実際に支援してきた中小企業の業務改善事例を、業種別・手法別にまとめて紹介します。いずれも脚色のない実際の支援実績で、勤怠管理・生産管理・営業事務・技術継承など、現場で本当に起きていた課題とその解決方法を具体的な数字とともに掲載しています。

自社に近い業種や課題の事例から読み進めていただくと、「うちならここから着手できそうだ」という手がかりが見つかるはずです。各事例の詳細ページへのリンクも用意しています。

1 結論：中小企業の業務改善は「お金をかけず、慣れたツールで」実現できる
2 支援実績の早見表（業種・規模・成果）
3 ホテル清掃業｜勤怠・給与計算を月16時間から2時間へ（87.5%削減）
4 食品製造業｜属人化したExcel生産管理を立て直し、年間240時間を削減
5 介護施設事業者｜売上・稼働分析を3時間から10分に短縮
6 旅客運送業（バス）｜特殊整備の動画マニュアルで属人化を解消
7 新聞社①｜広告営業の進捗をGoogleスプレッドシートでリアルタイム管理
8 新聞社②｜提案資料の画像貼付を自動化し320時間を8時間に
9 これらの事例に共通する3つの成功パターン
10 あなたの会社が業務改善を始めるための最初の一歩
11 よくある質問（FAQ）
12 まとめ：事例が示す「身近な道具で始める業務改善」

結論：中小企業の業務改善は「お金をかけず、慣れたツールで」実現できる

先に、これらの事例に共通する結論をお伝えします。中小企業の業務改善は、高価なシステムを導入しなくても、ExcelやGoogleの無料ツールといった「すでにある・慣れている道具」を活かすことで、大きな成果を出せます。

実際、これから紹介する事例の多くは、「有料のITツールは使わず、無料で効率化したい」「今使っているExcelのまま改善したい」という中小企業ならではのご要望から始まっています。それでも、月16時間の作業が2時間になったり、3時間の分析が10分に短縮されたりと、投資を最小限に抑えながら確かな効果が生まれています。

大切なのは、ツールの高機能さではなく、業務の手順を明確にし、従業員の手間を増やさない形で仕組みを整えることです。この視点で各事例をご覧ください。

支援実績の早見表（業種・規模・成果）

まず全体像を一覧でお見せします。気になる事例は、この後の詳細解説と各事例ページでご確認いただけます。

業種	企業規模	主な課題	用いた手法	成果
ホテル清掃業	28名	勤怠管理・給与計算の手作業	Googleフォーム＋スプレッドシート＋GAS	月16時間→2時間（87.5%削減）
食品製造業	60名	属人化したExcel生産管理の維持	Excel関数・マクロの修正と自動化	毎日1時間削減（年間240時間）
介護施設事業者	約1,100名	売上・稼働分析の属人化と煩雑化	Excel関数整備＋VBAマクロ＋マニュアル	月2〜3時間→約10分
旅客運送業（バス）	83名	特殊整備のベテラン依存（属人化）	動画教育マニュアルの作成	新人でも整備可能に・待ち時間減
新聞社（広告営業）	約300名	営業進捗のリアルタイム把握	Googleスプレッドシート＋GAS	全社の進捗を一元管理・報告漏れ減
新聞社（提案資料）	約300名	提案書への画像貼付の手作業	画像抽出ツールの独自開発	320時間→8時間（約300時間削減）

以下、それぞれの事例を詳しく解説します。

ホテル清掃業｜勤怠・給与計算を月16時間から2時間へ（87.5%削減）

関西でホテル清掃事業を営む従業員28名の企業様の事例です。清掃担当者25名（主にアルバイト）が契約先ホテルへ直行直帰で勤務し、勤怠は各自がLINEで経理担当者へ個別連絡していました。経理担当者はそれをExcelに転記して月末に給与計算をしており、その作業に毎月16時間を費やしていました。

ご要望は「有料ツールは使わず無料で」「使い慣れたExcelに近い形で」という中小企業に非常に多いものでした。そこで、勤怠連絡をLINEからGoogleフォームに、集計をExcelからGoogleスプレッドシートに置き換え、フォーム送信された勤怠を自動で蓄積し、GAS（Google Apps Script）で給与計算まで自動化しました。

結果、勤怠の転記作業は月3時間から0時間、集計・照合は月8時間から1時間、給与計算は月5時間から1時間へ。合計で月16時間の作業が月2時間になりました。成功の鍵は、データの流れと基準が明確だったことと、清掃担当者の操作手順を増やさなかったことです。

💡 関連記事：ホテル清掃従業員の勤怠管理と給与計算をGoogleスプレッドシートで87.5%削減

食品製造業｜属人化したExcel生産管理を立て直し、年間240時間を削減

従業員60名の食品加工業の企業様では、生産管理を複数のExcelファイルと関数・マクロで運用していました。ところがその管理表を作った社員が退職してしまい、不具合が起きてもメンテナンスできないという典型的な属人化の状態に陥っていました。取引銀行から紹介されたITコンサルタントには「新しい生産管理システムの導入」を勧められていましたが、膨大な開発費に踏み切れずにいました。

そこで私はまずExcelの中身を精査しました。仕組みは複雑でしたが、一部を手直しすれば十分に使い続けられると判断できたため、不具合の原因箇所を修正したうえで、新たに効率化・自動化の機能を開発しました。結果として、毎日の確認作業を1時間削減（月20時間、年間240時間）できました。

システム投資が正解の場合もありますが、経営戦略や財務状況を俯瞰し、その時々に最適な対応を選ぶことが重要です。この会社では別途在庫管理システムの大型投資が決まっていたため、生産管理は既存資産を活かす暫定策が合理的でした。

💡 関連記事：食品製造業のエクセル生産管理における業務効率化

介護施設事業者｜売上・稼働分析を3時間から10分に短縮

全国数十カ所に介護施設を展開する従業員約1,100名の事業者様の事例です。会計の基幹システムでは対応できない独自の売上・稼働分析を特定の社員がExcelで行っていましたが、その社員が退職し、後任では対応が難しくなっていました。ここでも課題は属人化です。

支援では、バラバラになっていた関数を整備し、基幹システムのデータを自動集計するVBAマクロを開発。さらに各操作のマニュアルを作成しました。これにより、「①基幹システムからのデータダウンロード → ②Excelへの貼り付け → ③VBAマクロの実行」というシンプルな3ステップに集約され、毎月末に2〜3時間かかっていた分析業務が約10分で完了するようになりました。

あえて基幹システムの改修や新ツール購入ではなく、誰もが馴染みのあるExcelを土台にしたことで、システム改修費用と学習コストを抑えつつ、マニュアル整備によって「担当者が代わっても引き継げる」体制まで整えられた好事例です。

💡 関連記事：介護施設事業者における売上と稼働実績の分析業務の効率化

旅客運送業（バス）｜特殊整備の動画マニュアルで属人化を解消

奄美大島で路線バス・観光バス事業を営む株式会社しまバス様（従業員83名）の事例です。塩害や湿気の影響で、サービスマニュアルにない板金・溶接などの特殊整備が必要になりますが、それらはベテラン整備士の経験に依存していました。新人から中堅でも対応できるよう、マニュアル化したいというご相談でした。

ここでのポイントは2つです。1つは、複雑な動作を文章や写真で表現するのは困難なため、スマートフォンで撮影する動画マニュアルを活用したこと。もう1つは、あえて「簡単な作業」からマニュアル化を始めたことです。まず頻発する「運賃箱の紙幣詰まり解消」から着手したところ、新人整備士でもすぐ習得でき、ベテランへの依存度が下がりました。

簡単な業務からマニュアル化すると、作る側・覚える側の双方に成功体験が生まれ、教育を自動化する好循環が回り始めます。複数の整備士が対応できるようになった結果、修理の待ち時間が減り、路線バスの運行支障も軽減されました。

💡 関連記事：バス会社の特殊整備における動画教育マニュアルの作成（株式会社しまバス様）

新聞社①｜広告営業の進捗をGoogleスプレッドシートでリアルタイム管理

従業員約300名の新聞社では、広告営業社員30名が複数拠点に分かれており、全社の営業進捗をリアルタイムに把握できていませんでした。進捗共有は毎週の会議での口頭報告に頼っており、これを「なるべくお金をかけずに」一元管理したいというご要望でした。

支援では、Googleスプレッドシートで全社・拠点・個人の管理フォーマットを作り、スマートフォンやノートPCから外出先でも入力できる仕組みを構築。さらにGASで全社・拠点別・広告別の集計を自動化しました。年間約2万件という案件数のなかで成功できた理由は、管理項目を必要最低限に絞って入力の手間を軽くしたこと、そして手入力の領域と自動処理の領域を視覚的に分けて管理表が崩れないようにしたことです。

結果、管理者はリアルタイムで進捗を把握でき、口頭報告が効率化され、報告漏れも減少。訪問が遅れている社員へのフォロー体制まで整いました。

💡 関連記事：新聞社の広告営業における進捗管理システムをGoogleスプレッドシートで構築

新聞社②｜提案資料の画像貼付を自動化し320時間を8時間に

同じく新聞社の別事例です。年間約2万件の新聞広告について、昨年出稿された広告画像を提案書に貼り付けて営業する運用があり、この画像貼付が大きな工数負担になっていました。

ご要望は「紙面データ（PDF）から特定の広告画像を抽出し、自動で提案書に貼付するツール」でしたが、既製品では実現できませんでした。単なるPDFからの画像抽出ではなく、「PDF内の画像の中から特定の広告だけを見極めて抽出する」高度な処理が必要だったためです。そこで、提携するプログラマと独自開発で対応しました。

成功要因は、用紙サイズや掲載位置といった作業手順が明確で、抽出する広告サイズが規定されていたことです。ルールが明確なほど自動化はうまくいきます。結果、1件あたり最大2分かかっていた作業が約5秒に短縮され、総工数は320時間から8時間へ（約300時間削減）、人件費換算では80万円から2万円へと圧縮されました。

💡 関連記事：新聞社の広告営業における提案資料作成の画像抽出ツール開発

これらの事例に共通する3つの成功パターン

業種も規模も異なる事例ですが、成功したケースには共通する型があります。自社で業務改善を進める際の指針として押さえてください。

1. 作業手順とルールが明確であること。 コンピュータは融通が利かないため、データの流れや基準が曖昧なままでは自動化できません。逆に、手順が明確な業務ほど効率化・自動化はスムーズに進みます。まずは業務の棚卸しで手順を可視化することが出発点です。

2. 従業員の手間を増やさないこと。 どれだけ効率的な仕組みでも、現場の操作が大きく変わると定着しません。ホテル清掃の事例のように「使うアプリを変えるだけ・選択して送るだけ」と手間を最小化したことが、翌日からの定着につながりました。

3. 慣れたツール・簡単な作業から始めること。 ExcelやGoogleスプレッドシートなど、すでに使っている・馴染みのある道具を活かせば、費用も学習コストも抑えられます。マニュアル化も、難しい業務ではなく簡単な業務から始めるほうが成功体験を積みやすく、長続きします。

この3点は、業種を問わず中小企業の業務改善に通用する原則です。改善の全体的な進め方は、次の記事でも体系的に解説しています。

💡 関連記事：中小企業の業務改善の進め方｜コンサルが教える実践5ステップ

あなたの会社が業務改善を始めるための最初の一歩

これらの事例に共通していたのは、いきなりツールを導入したのではなく、まず「どの業務に、どれだけ時間がかかっているか」を明らかにしたうえで着手している点です。

自社で始めるなら、最初にやるべきは業務の棚卸しです。部門の業務を「日次・週次・月次・不定期」に分けて書き出し、それぞれの所要時間と、担当できる人数を記入してみてください。時間の大きい業務や、1人しかできない業務が、改善の優先候補として自然に浮かび上がります。

💡 関連記事：業務の棚卸し完全ガイド｜中小企業が最初にやるべき可視化の進め方

💡 関連記事：属人化を解消する5つの方法｜中小企業の実践ガイド

よくある質問（FAQ）

Q. 業務改善にはやはり高価なシステムが必要ですか？

必ずしも必要ありません。本ページの事例の多くは、ExcelやGoogleの無料ツールを活用して成果を出しています。大切なのはツールの価格ではなく、業務手順を明確にして、現場に定着する形で仕組みを整えることです。まずは手元にある道具で始められないかを検討してみてください。

Q. 中小企業でも大きな工数削減はできますか？

十分に可能です。むしろ属人化しやすく仕組みが未整備な中小企業ほど、改善の伸びしろは大きいと言えます。実際に、月16時間の作業を2時間にした事例や、320時間を8時間に短縮した事例があります。

Q. 属人化した業務はどう改善すればよいですか？

退職や異動で業務が止まらないよう、手順をマニュアル化し、誰でもできる状態に標準化することが基本です。介護施設やバス会社の事例のように、マニュアル整備と自動化を組み合わせると、引き継ぎの負担も大きく下がります。

Q. どの業種でも同じように改善できますか？

業種特有の事情はありますが、「手順を明確にする」「従業員の手間を増やさない」「慣れたツールから始める」という原則は共通です。本ページではホテル清掃・食品製造・介護・バス・新聞社と幅広い業種の事例を紹介しているので、近い業種を参考にしてください。

Q. まず何から相談すればよいですか？

現状で「時間がかかっている」「特定の人しかできない」と感じている業務を1つ挙げていただければ、そこを起点に改善の方向性をご提案できます。無料の簡易業務診断もご用意しています。

まとめ：事例が示す「身近な道具で始める業務改善」

本ページでは、中小企業の業務改善の事例を業種別・手法別に紹介しました。最後に要点を整理します。

中小企業の業務改善で成果を生むのは、高価なシステム導入ではなく、ExcelやGoogleの無料ツールなど身近な道具を活かし、業務手順を明確にして現場に定着させることです。

紹介した事例に共通する成功パターンは次の3つです。

手順・ルールが明確であること：曖昧なままでは効率化も自動化もできません
従業員の手間を増やさないこと：操作が変わりすぎると定着しません
慣れたツール・簡単な作業から始めること：費用と学習コストを抑え、成功体験を積めます

まずやることは、自社の業務を「日次・週次・月次・不定期」に分けて書き出し、所要時間と担当できる人数を記入することです。ここから、あなたの会社の改善すべき業務が見えてきます。

業務改善の進め方について、もっと具体的なアドバイスが欲しい方は、60分の簡易業務診断（無料相談）をお気軽にご利用ください。

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投稿者プロフィール

小西貴大ベイズマネジメント代表: 中小企業診断士・事業承継士・属人化解消コンサルタント｜マニュアル制作会社に13年勤め、300種類以上の業務マニュアルの制作、ドキュメント管理システムの開発に従事。現在は中小企業の業務効率化・属人化解消を支援するコンサルタントとして独立。マニュアル整備による教育の自動化やIT導入による生産性向上で、年間640時間の残業削減を実現した支援実績を持つ。